Tietosuoja

TIETOSUOJAKUVAUS KOULUTURAHASTON ASIAKKAALLE

Koulutusrahasto
PL 191
00121 HELSINKI

Y-tunnus
0201120-5

Tietosuojavastaava
Nina Lepistö
nina.lepisto@koulutusrahasto.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUTUSPERUSTE KOULUTUSRAHASTOSSA

Koulutusrahaston toiminta perustuu aikuiskoulutustuesta annettuun lakiin (1276/2000) ja
koulutusrahastosta annettuun lakiin (1306/2002). Koulutusrahasto pyytää ensisijaisesti tiedot etuuden hakijalta. Lisäksi Koulutusrahastolla on oikeus saada tarvittavat tiedot aikuiskoulutustuen ja ammattitutkintostipendin hakemusten käsittelyä varten Eläketurvakeskukselta, Kelalta, vakuutuslaitoksilta, Verohallinnolta, etuuden saajan työnantajalta ja oppilaitokselta.

Koulutusrahastossa käsitellään henkilötietoja seuraavissa tilanteissa:

  • Aikuiskoulutustuki- ja ammattitutkintostipendihakemuksia käsiteltäessä ja etuuspäätöstä annettaessa.
  • Hakijan hakiessa muutosta Koulutusrahaston antamaan päätökseen.
  • Perittäessä maksettua etuutta takaisin sivutulojen tai estävän etuuden vuoksi.
  • Yrittäjän aikuiskoulutustukeen liittyvän yritystoiminnan tulojen alenemaa tarkistettaessa.
  • Etuuden saajan opintosuorituksia tarkistettaessa jälkikäteen.
  • Testatessa etuuskäsittelyjärjestelmää järjestelmän testipuolella ja on voimassa toistaiseksi.

Koulutusrahasto pyytää ainoastaan etuuspäätöksen antamiseksi tarpeellisia tietoja. Mikäli etuuden hakija ei toimita tietoja, ei hakemusta voida käsitellä. Koulutusrahaston henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (Tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohdan, c alakohta).

HENKILÖTIETORYHMÄT

Etuuden hakijan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, koulutustiedot, palkka- ja tulotiedot, työsuhdetiedot, pankkiyhteystiedot.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSKRITEERIT

Etuuden saajalla on oikeus Aikuiskoulutustuesta annetun lain 14 §:n mukaan tuen enimmäiskestoon kerran työuransa aikana. Koulutusrahaston on päätöstä antaessaan varmistuttava siitä, onko hakijalle aiemmin myönnetty aikuiskoulutustukea ja kuinka paljon mahdollista tukiaikaa on vielä jäljellä. Tästä johtuen Koulutusrahasto säilyttää pysyvästi tiedot etuuden saajista ja myönnetystä tukioikeudesta.

Oikeus ammattitutkintostipendiin on kertaluonteinen suoritus tutkintoa kohden. Koulutusrahaston on päätöstä antaessaan varmistuttava siitä, ettei henkilölle ole myönnetty stipendiä hakemuksen kohteena olevaan tutkintoon. Näin ollen Koulutusrahasto säilyttää pysyvästi tiedot stipendin saajasta ja suoritetusta tutkinnosta.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
    • Koulutusrahaston asiakkaalla on oikeus saada itseään koskevista henkilötiedoista tieto.
  • Oikeus vaatia tietojen oikaisua
    • Koulutusrahaston asiakas voi vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon oikaisua.
  • Oikeus vaatia tietojen poistamista
    • Koulutusrahaston on säilytettävä tiedot etuusoikeuden selvittämistä varten. Koulutusrahaston on päätöstä antaessaan varmistuttava siitä, onko hakijalle aiemmin myönnetty aikuiskoulutustukea ja kuinka paljon mahdollista tukiaikaa on vielä jäljellä. Näin ollen asiakas ei voi vaatia tietojen poistamista kokonaan.
    • Koulutusrahaston on päätöstä antaessaan varmistuttava siitä, ettei henkilölle ole myönnetty stipendiä hakemuksen kohteena olevan tutkinnon perusteella. Näin ollen asiakas ei voi vaatia tietojen poistamista kokonaan.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
    • Koulutusrahaston henkilötietojen käsittely perustuu lakiin. Henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä etuuspäätöksen antamiseksi.
  • Vastustamisoikeus
    • Koulutusrahaston asiakkaalla ei ole oikeutta vastustaa Koulutusrahaston asiakasrekisterissä olevien omien henkilötietojen käsittelyä, koska Koulutusrahaston toiminta perustuu lakisääteiseen tehtävään. Koulutusrahasto ei tee profilointia.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
    • Oikeus vaatia siirtoa koskee henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu suostumuksen tai sopimukseen. Näin ollen Koulutusrahaston asiakas ei voi vaatia tietojen siirtoa rekisterinpitäjältä toiselle.
    • Koulutusrahasto ei luovuta tietoja muille kuin ”Henkilötietojen luovutus” kohdassa mainituille toimijoille.
  • Oikeus tehdä valitus tietosuojan valvontaviranomaiselle
    • Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus Koulutusrahastontoiminnasta tietosuojaan liittyvässä asiassa tietosuojavaltuutetulle.

TIEDOT MUILTA TOIMIJOILTA, JOILTA KOULUTUSRAHASTOLLA ON OIKEUS SAADA HAKEMUKSEN KÄSITTELYÄ VARTEN

Koulutusrahastolla on oikeus saada hakemuksen käsittelyä varten tarpeelliset tiedot etuuden hakijaa koskien työnantajalta, Eläketurvakeskukselta, vakuutuslaitoksilta, Kelalta, Verohallinnolta ja oppilaitoksilta.

Opintojen jälkiseurantaan liittyen oppilaitos luovuttaa tietoja Koulutusrahastolle pyynnöstä.

HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS

Koulutusrahasto luovuttaa tietoja muutoksenhakuelimenä toimivalle sosiaaliturva-asioiden muutoksenhakulautakunnalle tai vakuutusoikeudelle, kun etuuden saaja hakee muutosta etuuspäätökseen.

Koulutusrahasto luovuttaa etuuteen liittyviä tietoja Kelalle, Eläketurvarekisterikeskukselle, Verohallinnolle ja sekä tilanteissa, jos toisella viranomaisella on oikeus saada tietoja lakiin perustuen. Lisäksi Koulutusrahasto luovuttaa tiedot etuuden saajista Tilastokeskukselle vuosittain. Rahasto tarkistaa kussakin tapauksessa ennen tietojen luovuttamista viranomaisen tiedonsaantioikeuden.

AUTOMAATTISET PÄÄTÖKSET

Koulutusrahasto antaa automaattisina päätöksinä ainoastaan osan myönteisistä yrittäjän
aikuiskoulutustukipäätöksistä.

HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS JA RISKIT

Henkilötietojen rekisterin tietoihin pääsee vain henkilökuntaan kuuluva tai järjestelmän ylläpitäjä, jolla on henkilökohtainen tunnus ja salasana sekä yksilöllisesti määritelty käyttöoikeus. Rekisterin tietojen katselusta ja muokkaamisesta jää aina merkintä lokiin. Tiedot on tallennettu tietokantoihin ja tallennusjärjestelmiin, jotka on palomuurilla erotettu julkisesta verkosta. Pääsy järjestelmiin julkisen verkon kautta hoidetaan tietoturvallisesti. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaisevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ylläpitäjiksi nimetyt henkilöt.

Julkisen tietoliikenneverkon kautta lähetettäessä luottamukselliset tiedot salataan teknisin yleisesti tietoturvavaatimukset täyttävin keinoin. Koulutusrahaston asiakkaiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuva riski on pieni.